Generelt

Public Property Invest ASA, org.nr. 921 563 108, ("PPI ASA") eier, forvalter og utvikler samfunnsbygg i hele Norge. Eiendommene eies som regel av PPI ASAs datterselskaper som du kan finne mer informasjon om her ("Datterselskapene"). PPI ASAs datterselskaper, Public Property Forvaltning AS ("PPI Forvaltning") og Public Property Drift AS ("PPI Drift"), bistår med forvaltningen av eiendommene.

Vi behandler personopplysninger om kontaktpersoner hos enheter som er, har vært eller ønsker å være leietakere hos oss, besøkende på våre eiendommer og kontaktpersoner hos våre leverandører eller andre samarbeidspartnere. I tillegg behandler vi dine personopplysninger dersom du besøker våre nettsider eller sider på sosiale medier, abonnerer på vårt nyhetsbrev, søker jobb hos oss eller er i kontakt med oss på annen måte. Vi behandler også personopplysninger om aksjonærer, styremedlemmer, ledere, samt nærstående av disse, og andre som nødvendig i forbindelse med overholdelse av selskapslovgivningen.

Her gir vi deg informasjon om hvilke personopplysninger PPI samler inn, hvorfor PPI behandler personopplysningene og dine rettigheter knyttet til behandlingen av personopplysningene.

Dersom du har spørsmål om vår behandling av dine personopplysninger eller ønsker å utøve dine personvernrettigheter kan du kontakte oss på gdpr-no@publicproperty.no.

Behandlingsansvarlig

PPI ASA er behandlingsansvarlig for personopplysninger om besøkende på nettsiden, i våre lokaler eller sosiale medier, personer som tar kontakt med oss på annen måte og aksjonærer, styremedlemmer, ledere, samt nærstående av disse, og andre som nødvendig i forbindelse med overholdelse av allmennaksjeloven.

PPI ASA og Datterselskapet som eier den aktuelle eiendommen er felles behandlingsansvarlige for behandling av personopplysninger i forbindelse med gjennomføringen av praktiske og administrative oppgaver knyttet til å eie, forvalte og utvikle den aktuelle eiendommen/lokalet. Datterselskapet som eier den aktuelle eiendommen er imidlertid selvstendig behandlingsansvarlig for behandling av personopplysninger i forbindelse med overholdelse av avtalerettslige eller lovpålagte rettigheter og plikter knyttet til den aktuelle eiendommen.

Selskapet du søker på en stilling hos er behandlingsansvarlig personopplysningene som behandles i forbindelse med behandlingen av din jobbsøknad. Dersom du søker på bakgrunn av en stillingsutlysning, vil mer informasjon om dette selskapet fremgå av stillingsutlysningen.

Selskapet som inngår avtalen med din arbeids- eller oppdragsgiver er behandlingsansvarlig for behandling av personopplysninger om kontaktpersoner hos leverandører eller andre samarbeidspartnere.

Hvert enkelt PPI-selskap er selvstendig behandlingsansvarlig for behandling av styremedlemmer og observatører i eget selskap.

Behandlingsansvarlig(e) for behandlingen vil i det videre bli omtalt som "PPI", "vi" eller "oss".

Vår behandling av dine personopplysninger

Kontaktpersoner hos potensielle eller aktuelle leietakere

Når det meldes interesse for et leieobjekt

Dersom du er kontaktperson for en enhet som melder interesse for et av våre leieobjekt behandler vi dine personopplysninger, herunder tittel/stilling, navn, e-postadresse og arbeidsplass. Vi får personopplysningene direkte fra deg eller den enheten som oppgir deg som kontaktperson. Behandlingen gjennomføres for å besvare og administrere interesserte leietakere. Behandlingsgrunnlaget er en interesseavveining der vår berettigede interesse er å administrere interesserte leietakere og inngå avtale med nye leietakere (GDPR artikkel 6 (1) (f)).

Dersom det ikke inngås en leieavtale med PPI, vil overnevnte personopplysninger oppbevares for nevnte formål i opptil seks måneder etter prosessen med å skaffe ny leietaker er gjennomført.

Under og etter leieforholdet

Dersom du er kontaktpersonen til en av våre leietakere behandler vi opplysninger om deg, herunder navn, telefonnummer, adresse, e-postadresse, tittel/stilling, e-postkorrespondanse med deg, dine henvendelser, møtereferater og andre opplysninger om deg av betydning for leieforholdet. Vi får personopplysningene direkte fra deg, den enheten som oppgir deg som kontaktperson eller egen virksomhet.

Vi behandler overnevnte personopplysninger for å og på bakgrunn av vår berettigede interesse i å (GDPR artikkel 6 (1) (f)):

Gjennomføre og administrere våre rettigheter og forpliktelser i leieforholdet,
Fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare våre rettigheter og forpliktelser ved eventuelle rettslige uenigheter i forbindelse med leieforholdet, og
Håndtere betalinger i forbindelse med leieforholdet.

Dine kontaktopplysninger kan også behandles for å oppfylle våre lovpålagte bokførings- og arkiveringsplikter (GDPR artikkel 6 (1)(c)).

Overnevnte personopplysninger oppbevares for nevnte formål så lenge de er nødvendige for å oppfylle våre rettigheter og forpliktelser i tilknytning til leieforholdet, og som hovedregel fem år etter endt skatteår fra leieforholdet opphører.

Interesselister

Dersom du er kontaktpersonen til en av våre tidligere eller aktuelle leietakere vil vi behandle ditt navn, telefonnummer, din stilling/tittel og arbeidsgiver for å kontakte deg via telefon om eiendommer eller lokaler vi tror kan være interessante for enheten du representerer. Behandlingen har grunnlag i vår berettigede interesse i å leie ut eiendommene/lokalene våre til leietakere (GDPR artikkel 6 (1) (f)). Vi får personopplysningene direkte fra deg, den enheten som oppgir deg som kontaktperson, egen virksomhet eller offentlige kilder.

Overnevnte personopplysninger slettes når vi får kunnskap om at du ikke lenger er kontaktpersonen for den tidligere eller aktuelle leietakeren.

Eiendomstransaksjoner

Ved kjøp eller salg av en eiendom eller et selskap som eier en eiendom som du eller noen du representerer eier, leier eller har eid/leid eller du er ansatt i, kan personopplysninger behandles og overføres mellom kjøper eller selger av eiendommen, samt PPI ASA og eventuelt disse selskapenes profesjonelle rådgivere. Personopplysningene omfatter typisk ditt navn, din stilling, e-postadresse, informasjon om ditt eierskap til salgsobjektet og eventuelle avtaler du har inngått i forbindelse med eiendommen/selskapet.

Behandlingen er nødvendig for vår og selger eller kjøpers berettigede interesse i å vurdere og/eller utføre transaksjonen. Behandlingsgrunnlaget er en interesseavveining der vår berettigede interesse er å oppnå forannevnte formål (GDRP artikkel 6 (1) (f)). Vi får personopplysningene direkte fra deg, den enheten som oppgir deg som kontaktperson, egen virksomhet eller kjøper/selger i transaksjonen.

Overnevnte personopplysninger oppbevares for nevnte formål i opptil tre år etter transaksjonen er gjennomført eller, dersom det ikke gjennomføres en transaksjon, til vi har avgjort at transaksjonen ikke skal gjennomføres.

Kontaktpersoner hos leverandører eller andre samarbeidspartnere

For å behandle og vurdere tilbud fra leverandører- og andre samarbeidspartnere kan vi behandle navn, stillingstittel, CV, utdanning og arbeidserfaring hos ansatte hos disse partene. Behandlingen har grunnlag i vår berettigede interesse å vurdere og velge det beste tilbudet (GDPR artikkel 6 (1) (f)). Nevnte personopplysninger behandles for dette formålet i tre måneder etter oppdraget er utført eller, dersom tilbudet ikke aksepteres, etter kontrakten er signert. Vi får personopplysningene fra den aktuelle leverandøren eller samarbeidspartneren du er ansatt hos.

For å administrere rettigheter og plikter i leverandør- og andre samarbeidsforhold behandler vi navn, tittel/funksjon og kontaktinformasjon til våre kontaktpersoner hos leverandører eller andre samarbeidspartnere, samt korrespondanse med disse kontaktpersonene. Behandlingen har grunnlag i vår berettigede interesse i å kunne kommunisere med, administrere og oppfylle rettigheter og forpliktelser overfor leverandører og andre samarbeidspartnere (GDPR art. 6 (1) (f)). Vi kan også behandle disse personopplysninger for å oppfylle de juridiske forpliktelsene som påhviler oss i henhold til gjeldende lover om blant annet regnskap, skatt og hvitvasking av penger (GDPR artikkel 6 (1)(c)). Vi får personopplysningene direkte fra deg, den du opptrer på vegne av eller egen virksomhet. Vi kan også motta personopplysningene fra tredjeparter, for eksempel myndigheter eller offentlig tilgjengelige kilder. Personopplysningene oppbevares for nevnte formål så lenge det er nødvendige for å oppfylle våre juridiske forpliktelser eller rettigheter, normalt i fem år etter endt skatteår fra avtaleforholdet opphører.

Abonnementer på våre nyhetsbrev

Dersom du abonnerer på våre nyhetsbrev, vil vi behandle ditt navn og din e-postadresse for å sende slike nyhetsbrev til deg. Behandlingen skjer på grunnlag av ditt samtykke (GDPR artikkel 6 (1)(a)). Du har rett til å trekke tilbake ditt samtykke når som helst ved melde deg av nyhetsbrevet eller kontakte oss slik foreskrevet i punkt 1. Vi får personopplysningene direkte fra deg.

Overnevnte personopplysninger behandles så lenge du samtykker til behandlingen.

Jobbsøkere

Når du søker på en stilling hos oss, behandler vi dine personopplysninger. Personopplysninger som kan behandles er navn, personnummer, adresse, e-postadresse, telefonnummer, utdanning, politiattest, personlighetstester, arbeidserfaring, referanser, og annen informasjon du oppgir i søknaden din eller som innhentes fra referanser eller intervjuere. Behandlingen har grunnlag i vår berettigede interesse i å administrere og behandle søknaden din og finne arbeidstakere som passer arbeidet (GDPR artikkel 6 (1) (f)) og for å gjennomgå din søknad basert på din anmodning for potensielt å inngå en arbeidsavtale (GDPR artikkel 6 (1) (b)). Politiattest innhentes kun der dette har hjemmel i lov og er et nødvendig sikkerhetstiltak for den aktuelle stillingen. Du kan alltid motsette deg at vi foretar personlighetstest. Vi får personopplysningene direkte fra deg, egen virksomhet, dine referanser eller offentlige kilder.

Personlighetstester og politiattest slettes umiddelbart etter at stillingen er besatt. Vi lagrer dine øvrige personopplysninger i inntil ett år etter rekrutteringsprosessen er gjennomført med mindre det er behov for lengre lagringstid for å forsvare eller gjøre gjeldende rettskrav. Dersom du samtykker til det (GDPR artikkel 6 (1)(a)), kan vi også behandle personopplysningene i lenger tid for å kontakte deg ved aktuelle ledige stillinger.

Besøkende og andre som oppholder seg på våre lokaler

I noen av våre lokaler har vi adgangskontroll. Dersom du besøker eller oppholder deg i våre lokaler kan vi dermed behandle navn og tidspunkt for inn- og utpassering av våre lokaler. Behandlingen har grunnlag i vår berettigede interesse i å ivareta eiendommen og sikkerheten til de som ferdes på eiendommen (GPDR artikkel 6 (1) (f)).

Personopplysninger som behandles i tilknytning til adgangskontrollen slettes etter 90 dager fra den aktuelle inn- eller utpasseringen.

Dersom du benytter deg av vårt trådløse nettverk på lokalet, vil vi behandle din IP-adresse og navnet på enheten du benytter for å gi deg tilgang til det trådløse nettverket. Behandlingen har grunnlag i vår berettigede interesse i å tilby deg å logge på trådløst nettverk (GDPR artikkel 6 (1)(f)). Personopplysningene slettes innen 24 timer etter du har vært pålogget det trådløse nettverket.

Der våre leietakere har etablert videoovervåkning og/eller adgangskontroll, er det våre leietakere som er behandlingsansvarlig for behandling av personopplysninger i denne forbindelse. Vi henviser deg til leietaker og leietakers personvernerklæring for mer informasjon om leietakers behandling av personopplysninger.

Personer som henvender seg til oss

Dersom du henvender deg til oss, for eksempel via e-post, telefon eller sosiale medier, vil vi behandle navn, tittel/funksjon, telefonnummer, e-postadresse, adresse og andre personopplysninger som oppgis i forbindelse med henvendelsen for å besvare henvendelsen. Behandlingen har grunnlag i vår berettigede interesse i å besvare henvendelser og hjelpe deg med det du lurer på (GDPR artikkel 6 (1)(f)).

Overnevnte personopplysninger lagres i tre måneder etter henvendelsen ble mottatt, med mindre det er nødvendig å oppbevare personopplysningene i lenger tid for å besvare og håndtere henvendelsen.

Styremedlemmer og observatører – aksjeloven

Dersom du er styremedlem eller observatør i et PPI-selskap vil dette selskapet behandle ditt navn, deltakelse på møter stemmegivning og ytringer for å sikre korrekt styring og dokumentasjon. Behandlingen er basert på at den er nødvendig for å overholde selskapsrettslige forpliktelser (GDPR artikkel 6 (1)(c)) og vår berettigede interesse i å sikre korrekt styring og dokumentasjon (GDPR artikkel 6 (1)(f)).

Personopplysningene vil lagres i ti år etter gjennomført styremøte.

Aksjonærer, styremedlemmer, ledere, samt nærstående av disse – allmennaksjeloven

PPI ASA utfører følgende behandling av personopplysninger for å oppfylle rettslige forpliktelser som gjelder for allmennaksjeselskapet (inkludert allmennaksjeloven, verdipapirhandelloven, regnskapsloven og Market Abuse Regulation) (GDPR artikkel 6 (1)(f)):

Navn, stilling, selskapstilknytning, transaksjonsdetaljer (aksjekjøp/salg) og posisjon i selskapet til presentører, ledere, styremedlemmer, primærinnsidere og primærinnsideres nærstående for å sende ut børsmeldinger og for øvrig opprettholde informasjonsplikten mot markedet.
Navn, kontaktinformasjon, nasjonalt ID-nummer, funksjon i selskapet og tidspunkt for tilgang til innsideinformasjon til primærinsidere for å overholde lovpålagt plikt til å føre innsiderlister.
Navn, stilling, nærståendeforhold og aksjekjøp/-salg til ledere, styremedlemmer og deres nærstående for å oppfylle meldeplikt for handel med finansielle instrumenter.
Navn, adresse og eierandel til aksjonærer for å dokumentere eierskap og utøve aksjonærrettigheter.
Navn, legitimasjon, fullmakter og stemmegivning til aksjonærer og fullmektiger for å gjennomføre og dokumentere generalforsamlinger.
Navn, lønn, godtgjørelse og lån til ledelsen til daglig leder, styremedlemmer og revisor for å gi innsyn i godtgjørelse og økonomiske bindinger.

Vi kan offentliggjøre eller på annen måte dele personopplysningene med allmennheten eller Oslo Børs for nevnte formål der dette er nødvendig for å overholde de rettslige forpliktelsene våre.

Overnevnte personopplysninger lagres så lenge det er nødvendig for å overholde de rettslige forpliktelsene, men aldri lenger enn ti år.

Informasjonskapsler/cookies og annen sporingsteknologi

Publicproperty.no bruker ingen cookies. Vi benytter Plausible Analytics, som er et personvernvennlig analyseverktøy som ikke setter cookies eller samler inn personopplysninger.

Du kan lese mer om bruk av cookies på nettsiden her.

Hvem vi deler personopplysningene med

Vi kan dele personopplysninger med databehandlere som behandler personopplysningene på våre vegne. Dette kan for eksempel et firma som leverer bredbånd eller et firma som administrerer IT-systemene våre. Enkelte partnere og leverandører kan ha deler av sin virksomhet i land utenfor EU/EØS (et såkalt tredjeland). Vi har sikret at dine personopplysninger er underlagt tilstrekkelige sikkerhetsgarantier, gjennom bruk av EUs standardvilkår for slik overføring eller ved overføring til land som er forhåndsgodkjent av EU-kommisjonen. Ta kontakt med oss i tråd med punkt 1 dersom du ønsker mer informasjon om dette.

Vi utleverer også dine personopplysninger til myndigheter når det følger av lov eller myndighetsvedtak. Hvis hele eller deler av virksomheten vår blir solgt eller integrert med en annen virksomhet, kan vi også utlevere dine personopplysninger til rådgivere og potensielle kjøpere. Hvis vi har behov for profesjonell bistand kan vi også dele dine personopplysninger med våre profesjonelle rådgivere, slik som advokater eller revisorer.

Dine rettigheter

Du har rett til å kreve innsyn i, retting eller sletting av personopplysningene vi behandler om deg dersom vilkårene for dette er oppfylt. Du har videre i noen tilfeller rett til å kreve begrenset behandling, rette innsigelse mot behandlingen og dataportabilitet (rett til å få utlevert eller overført personopplysninger i et egnet format). Dersom behandlingen er basert på ditt samtykke, kan du på ethvert tidspunkt trekke dette tilbake. Dersom behandlingen er basert på en interesseavveining kan du be om innsyn i denne vurderingen.

Dersom du ønsker å utøve dine rettigheter kan du ta kontakt med oss i tråd med punkt 1.

Du har også rett til å klage over vår behandling av dine personopplysninger til Datatilsynet. For mer informasjon om dette se her (link). Vi oppfordrer deg til å ta opp eventuelle innsigelser mot PPIs behandling av personopplysninger med oss først, slik at vi kan forsøke å finne ut av det sammen.

Endringer

Den til enhver tid gjeldende personvernerklæringen vil være tilgjengelig på vår nettside. Dersom vi gjør endringer i vår behandling av personopplysninger, vil erklæringen oppdateres og vesentlige endringer vil varsles.

Dersom vi gjør endringer i behandlingen av personopplysninger som krever ditt samtykke, vil vi innhente ditt samtykke før vi iverksetter slik endret behandling.

Kontaktdetaljer

For spørsmål til denne personvernerklæringen eller vår behandling av dine personopplysninger, vennligst kontakt oss ved å bruke følgende kontaktinformasjon:

Public Property Invest AS
Postadresse: Pb 1882 Vika, 0124 Oslo
Besøksadresse: Haakon VIIs gate 1, 9. et., 0161 Oslo
gdpr-no@publicproperty.no